Thiếu sự gắn kết, việc ai người đó làm
Teamwork với nhiều người đơn giản là chia đầu việc trong team ra từng người phụ trách. Điều đó đúng nhưng chưa đủ. Ngoài việc phải làm công việc chính mình đảm trách bạn còn phải nắm bắt tiến độ công việc của các đồng nghiệp để cùng phối hợp làm việc nhịp nhàng cũng như tăng thêm tính gắn kết các thành viên trong nhóm.
Đồng sáng lập, Chủ tịch tập đoàn Mobile World - ông Nguyễn Đức Tài từng nói: “Không có người chiến thắng trong tập thể thất bại”. Vì thế việc dành thời gian chất lượng để tương tác với nhau, chia sẻ công việc làm hằng ngày để nắm bắt chính xác hơn tiến độ, có biện pháp hỗ trợ kịp thời. Nhiều khả năng chính kết quả của đồng nghiệp sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới thành quả của bạn hay xa hơn là mục tiêu chung cả nhóm không đạt được. Một cánh én không làm nên mùa xuân, nhớ nhé!
Công việc càng nhiều càng khó tập trung
“Quá nhiều quá đau đầu” là đây, công việc trong nhóm dù chia ra từng người đảm trách nhưng không có nghĩa là ít việc. Với thần dân công sở hiện nay, việc làm không xuể hay còn gọi “chất thành núi” là chuyện thường ở huyện. Dĩ nhiên dù có tự nhận mình siêu nhân tới đâu thì bạn hẳn cũng biết rằng bản thân làm tốt nhất một việc chỉ khi tập trung toàn tâm toàn ý vào đó.
Cuộc gọi, tin nhắn, email, thăm hỏi trực tiếp liên tục từ đồng nghiệp, sếp quả thực là ác mộng với nhiều người đi làm. Có nhiều cách chống chế được suy nghĩ ra như đeo tai nghe chống ồn, bật chế độ Do Not Disturb ở mọi nền tảng chat, tỏ thái độ “bơ tất cả đi mà làm”… Nhưng chừng đó có lẽ là chưa đủ khi guồng công việc quay liên tục và mọi người cần biết tới tiến độ công việc bạn đảm trách tới đâu rồi, và tất nhiên khi đó họ sẽ lại tìm tới bạn. Chẳng lẽ phải báo cáo tất cả mọi người công việc mình đang làm hiện tại, thật sự có khả thi?!
Khó quản lý tiến độ công việc theo thời gian thực
Nếu bạn đang là một nhà quản lý hoặc quan sát sếp của mình hẳn sẽ thấy việc nắm bắt tiến độ công việc một sát sao luôn là bài toán phải giải, đặc biệt trong bối cảnh công việc thì nhiều mà thời gian có hạn như hiện nay. Việc nắm được tình hình công việc của cả nhóm hiện tại đem lại sự linh hoạt cho nhà quản lý trong việc xử lý ngay các vấn đề mới phát sinh, đảm bảo cả team sẽ cán đích đúng thời hạn.
Các cuộc họp giao ban hằng ngày, hằng tuần cho tới báo cáo cuối ngày/tuần/tháng là những giải pháp được các nhà quản lý áp dụng nhiều hiện nay. Hiển nhiên là ai cũng muốn quản lý được cả team mình theo thời gian thực, muốn biết họ đang làm công việc gì vào lúc nào, có gặp khó khăn gì không. Nhưng không phải dễ bởi chẳng nhà quản lý nào muốn đặt mình vào vị trí “kẻ phiền hà” khi cứ 5 - 10 phút lại hỏi thăm từng thành viên trong nhóm.
Thiếu tập trung vào kết quả chung
Sau tất cả mọi công việc bạn, đồng nghiệp và cả sếp làm cũng đều được quy về một mối: mục tiêu chung cả phòng/nhóm. Ở cấp độ nhân viên bạn có thể nghĩ rằng chỉ cần mình hoàn thành công việc mà sếp giao cho là được. Nhưng có thể bạn quên mất rằng chính kết quả của toàn đội lại ảnh hưởng trực tiếp tới lương thưởng và đánh giá năng lực bản thân bạn trong công ty nữa đấy.
Quan tâm tới mục tiêu chung của cả nhóm thực tế đôi khi nó thật xa vời bởi có thể bạn chỉ nghe sếp nhắc tới trong các buổi họp triển khai kế hoạch lớn cả năm chẳng hạn. Tuy nhiên quan tâm tới nó có nghĩa bạn đang thể hiện tinh thần đội nhóm ở mức cao nhất, có tiếng nói và đề xuất giải pháp ở thời điểm thích hợp sẽ luôn là cơ hội để thể hiện khả năng bản thân, đồng thời học hỏi thêm về kỹ năng quản lý để một ngày nào đó bạn cũng sẽ lên chức sếp.
Quan trọng hơn, khi mọi người trong nhóm đều ý thức về mục tiêu chung, tất cả sẽ đồng lòng, có thêm động lực cống hiến, đẩy nhanh tiến độ và tối ưu hóa quá trình xử lý công việc. “Muốn tiến xa thì phải đi cùng nhau” và chìa khóa để gắn kết mọi người lại với nhau chính là tất cả vì một mục tiêu chung.
Giải pháp cho tất cả vấn đề trên mang tên Macaw
Macaw là nền tảng quản lý dự án từ một startup sáng lập bởi người Việt Nam, bắt nguồn từ chính yêu cầu xử lý công việc nhanh và quản lý chặt chẽ của môi trường làm việc chuyên nghiệp, nhiều đột phá của startup và doanh nghiệp vừa bây giờ.
Lấy cảm hứng từ quy trình Agile Project Management vốn được phát triển và ứng dụng trong các tập đoàn lớn như Google, Facebook, Amazon, … đội ngũ team Macaw đã tinh lọc kỹ lưỡng những điều thiết yếu để hoạt động teamwork hiện đại hơn, sau đó tập trung vào làm cho nó trở nên thân thiện, đơn giản và dễ dùng nhất để bất kỳ công ty nào cũng có thể trải nghiệm.
Điểm nhấn đầu tiên ở nền tảng quản lý dự án Macaw là lập kế hoạch đầu ngày. Khi các công việc mỗi người đều được liệt kê và gom theo nhóm quan trọng để giúp nhân viên ra quyết định hôm nay ưu tiên tập trung xử lý theo thứ tự ưu tiên các công việc, tránh trường hợp quên hoặc bỏ sót chi tiết điều chỉnh.
Điều này còn góp phần tạo nên thói quen tốt cho mọi người đối với việc chia sẻ thông tin, giúp đỡ, hỗ trợ nhau khi cần thiết khi làm việc teamwork. Bên cạnh đó các công việc lớn, mục tiêu của nhóm cũng được thể hiện với con số tiến độ rõ ràng ở một mục riêng để có thể theo dõi bất cứ lúc nào.
Việc list công việc mỗi ngày không chỉ để các thành viên khác trong nhóm nắm bắt được mà còn tạo nên thói quen tốt cho mỗi cá nhân trong việc quản lý, sắp xếp công việc của riêng mình
Macaw còn giúp tạo nên môi trường và hình thành thói quen làm việc tập trung với thiết kế chú trọng sự tinh tế, tỉ mỉ nhất giúp mỗi người tập trung vào hoàn thành công việc trong ngày, cả team đều biết mọi người đang làm công việc gì để tránh làm phiền nếu không cần thiết mà bạn không cần phải thông báo cho ai cả.
Giao diện Focus trong Macaw giúp bạn tập trung vào công việc, đồng thời mọi người khi nhìn vào sẽ thấy dòng chữ Work In Progress để tránh làm phiền không cần thiết
Nhu cầu quản lý chặt, theo sát, quan trọng nhất là theo thời gian thực, bất kỳ lúc nào mà không cảm thấy nặng nề khi hỏi đi hỏi lại thành viên trong nhóm đều được Macaw đáp ứng trong tab Collaborate. Với biểu đồ đo mức độ hiệu quả công việc cùng các comment công việc liên quan, ai đang làm việc gì đều được thể hiện một cách đầy đủ và trực quan.
Theo dõi và thống kê tiến độ công việc theo thời gian thực cho các nhà quản lý lẫn các thành viên trong team được Macaw thể hiện cụ thể qua tab Collaborate
Với điểm mạnh tối ưu hóa cho teamwork, tạo nên sự gắn kết và quản lý công việc mạnh mẽ, Macaw đang mang đến giải pháp có tính toàn vẹn cho các vấn đề thường gặp hiện nay ở các phòng ban, đội nhóm. Đi kèm với đó còn là tính đơn giản trong sử dụng, trực quan trong theo dõi và thúc đẩy đạt mục tiêu chung một cách nhanh nhất, nền tảng quản lý dự án Macaw hứa hẹn là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các startup cùng các phòng ban trong các doanh nghiệp Việt hiện nay.
