10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận

Tin mới cập nhật
aung-thu,cong-phuong,u22-viet-nam,vua-pha-luoi-sea-games

Vua phá lưới SEA Games 29: “Messi Việt” đấu “Ronaldo Myanmar”

Thể thao -
Sau hai lượt trận vòng bảng đã có hai cầu thủ bứt lên dẫn đầu đang sách ghi bàn tại môn bóng đá nam SEA Games 29, trong đó có một cầu thủ của U22 Việt Nam.
cau-be-cut-chan-do-da-de,full-house,mike-d-angelo,sao-lam-tu-thien,sao-thai

Ngôi sao ‘Full House’ phiên bản Thái gây bất ngờ khi giúp đỡ cậu bé người Việt bị cụt chân

Hậu trường -
Mike D.Angelo đã hỗ trợ một số tiền để giúp đỡ nạn nhân trong vụ sạt lở ở Sơn La vào tháng 7 qua. Hành động bất ngờ mà ấm áp của anh đang khiến nhiều người ngạc nhiên. Vì từ nước bạn, Mike vẫn dõi theo và chung tay cùng fan giúp đỡ những mảnh đời khó khăn ở Việt Nam.
despacito,friends,justin-bieber

Single mới đã lên sóng, Justin Bieber sẽ ‘phá đảo’ cả ‘Despacito’?

Âm nhạc -
Cùng nghe thử single mới nhất của Justin Bieber nhé!
be-trai-bi-bo-me-xich-chan,be-trai-bi-xich-chan,be-trai-bi-xich-chan-giua-cho

Hình ảnh bé trai bị xích chân giữa chợ khiến nhiều người bức xúc

Tin nóng -
Ngày 17/8, Công an phường An Bình, thị xã Buôn Hồ, tỉnh Đắk Lắk cho biết, đơn vị đang vào cuộc làm rõ vụ việc một bé trai bị xích chân giữa chợ gây bức xúc dư luận.
la-muse,thoi-trang-cao-cap,thuong-hieu-thoi-trang

Khai trương cửa hàng ‘La Muse’ đầu tiên tại Việt Nam

Thời trang - Đẹp -
Sau thời gian hơn hai năm nghiên cứu tại thị trường thời trang Việt Nam, La Muse Boutique – cho ra mắt cửa hàng đầu tiên mang thương hiệu thời trang thiết kế cao cấp sẽ sẵn sàng chào đón các tín đồ thời trang.
barcelona,isis,tan-cong-khung-bo,tay-ban-nha,the-gioi
Thế giới

Tấn công khủng bố bằng ô tô ở Tây Ban Nha, hàng trăm người thương vong

Thế giới -
Vụ tấn công xảy ra trên một con phố ở trung tâm thành phố Barcelona, Tây Ban Nha. Một xe tải nhỏ đã lao vào đám đông khiến 13 người chết, hơn 100 người khác bị thương. (Theo Dailymail)
brocode,hoi-ban-trai,luat-ngam-cua-con-trai

Brocode - Luật ngầm của các chàng trai

Đời Sống -
Một trong những lí do khiến thượng đế chia thế giới thành hai phần con trai và con gái chính là sự khác nhau về “hệ thống luật lệ tình bạn” của họ. Các cô nàng thì đã nổi tiếng ầm ầm với những quy tắc độc nhất vô nhị. Còn “luật chơi” của các chàng trai thì sao?
ly-phuong-chau-vinh-hai,nguoi-luon-di-phia-sau,vinh-hai-hien-sen

Lý Phương Châu từ ‘nữ phụ đam mỹ’ trở thành ‘nữ chính ngôn tình’ giữa Lâm Vinh Hải và Hiền Sến

Phim ảnh -
Trước thông tin Lâm Vinh Hải và Hiền Sến - người tình mới của vợ cũ - từng yêu nhau trên màn ảnh, một số người hâm mộ hài hước cho rằng: Phương Châu đã "lội ngược dòng" thành công, từ nữ phụ đam mỹ trở thành nữ chính ngôn tình.
bai-hoc-ve-thoi-gian,bi-quyet-thanh-cong,hat-giong-tam-hon
hạt giống tâm hồn

Bài học về thời gian với 86.400 đô phải tiêu xài trong mỗi ngày

Hạt giống tâm hồn -
Hãy tưởng tượng nếu bạn được trao cho một số tiền lớn và chỉ sử dụng nó trong 24 giờ, bạn sẽ dùng chúng như thế nào.
h-amp-m,h-amp-m-viet-nam,zara

Thôi so bì đồ thế giới, H&M - Zara hàng chuẩn Việt ai nhỉnh hơn ai ở cùng hạng mục?

Thời trang - Đẹp -
1001 trường hợp "xém" đụng hàng, thế nhưng với mức giá khác nhau, bạn sẽ về phe nào đây?
isaac,nam-than-vpop,noo-phuoc-thinh,son-tung-m-tp,soobin-hoang-son

4 cấp độ ‘gần gũi’ gái đẹp trong các MV của ‘nam thần’ Vpop

Âm nhạc -
Những khung hình vừa ngọt ngào, vừa nóng bỏng của 4 nam thần dưới đây bên cạnh bạn diễn chắc chắn sẽ khiến bạn phải xốn xang.
hoa-hau-ky-duyen,ky-duyen,ta-cong-son

Bị nghi ‘nối lại tình xưa’ với bạn trai đại gia và đây là cách đáp trả của Kỳ Duyên?

Hậu trường -
Kỳ Duyên đã có những chia sẻ về "người cũ" sau khi một vài tin đồn cô và bạn trai doanh nhân "nối lại tình xưa" xuất hiện tràn lan trên mạng.
dinh-huong,indie,khong-can,minh-yeu-nhau-yeu-nhau-binh-yen-thoi

Sau hit 7 triệu view, Đinh Hương lại khiến fan ‘ám ảnh’ chỉ với 30s teaser single mới

Âm nhạc -
"Hợp chất gây nghiện" mang tên "Đinh Hương Soul" đã chính thức quay trở lại!
aoa,kpop-show,t-ara,the-unit

Lần lượt các thành viên AOA, T-ara xác nhận muốn được ‘giải cứu tên tuổi’ tại show thực tế mới của đài KBS

TV Show -
Show thực tế The Unit của đài KBS đang nhận được sự hưởng ứng của rất nhiều nghệ sĩ có cùng hy vọng được debut một lần nữa.
giong-hat-viet-nhi-2017,hlv-vu-cat-tuong,team-vu-cat-tuong,the-voice-kids-2017
The Voice Kids 2017

Fan thích thú với loạt khoảnh khắc ‘lột xác’ rạng rỡ của Vũ Cát Tường sau tập 1 The Voice Kids

TV Show -
Chỉ mới phát sóng tập 1, HLV Vũ Cát Tường có những khoảnh khắc vô cùng đáng yêu khi giành giật thí sinh, khác hẳn với phong thái ở mùa trước đó của cô nàng.
duc,europa-league,tin-the-thao

Tin hot 18/8:Paulinho ra mắt Barcelona

Thể thao -
Đoàn thể thao Việt Nam hôm nay tranh tài ở môn bắn cung, futsal và bơi nghệ thuật, Bunlesliga mùa giải 2017-2018 chính thức khởi tranh, hai ĐT U22 Việt Nam và ĐT nữ đều có chiến thắng trong ngày hôm qua,....những thông tin có trong bản tin hôm nay.
fan-snsd,kim-taeyeon,taeyeon,taeyeon-bi-nga

Gặp tình huống nguy hiểm ở sân bay Indonesia, Taeyeon (SNSD) té ngã xuống sàn và không ngừng rơi nước mắt

Hậu trường -
Một số hình ảnh mới nhất của cô nàng trưởng nhóm SNSD ở sân bay Indonesia đã khiến cộng đồng fan “đứng ngồi không yên” vì lo lắng cho tình trạng sức khỏe thần tượng.
hien-sen,lam-vinh-hai,ly-phuong-chau

Giữa bão dư luận, Hiền Sến tung bằng chứng minh oan cho Lý Phương Châu về clip cùng vào khách sạn

Hậu trường -
Mới đây, trên trang cá nhân, Hiền Sến đã có những phản hồi đanh thép về clip anh cùng Lý Phương Châu vào khách sạn đang lan truyền rầm rộ trên mạng.