10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận

Tin mới cập nhật
life-in-color,ngo-thanh-van,ntk-do-manh-cuong,xuan-lan

Dàn sao đổ bộ Life in Color - ‘đại tiệc’ đa sắc màu của NTK Đỗ Mạnh Cường

Làng mẫu -
Tối qua, hơn 200 khách mời đã được chiêm ngưỡng những sáng tạo mới nhất của Đỗ Mạnh Cường trong không gian thiên nhiên tuyệt diệu của tạo hoá cùng những công trình kiến trúc lộng lẫy dưới bàn tay con người.
dong-nhi,giong-hat-viet-2017,noo-phuoc-thinh,the-voice-2017,thu-minh
The Voice 2017

Đêm Chung kết 1 Giọng hát Việt:  Đẳng cấp, tinh tế và thăng hoa cảm xúc cùng âm nhạc

TV Show -
Các khách mời cùng Top 4 The Voice - Giọng hát Việt 2017 đã mang đến một đêm nhạc với rất nhiều cung bậc cảm xúc khiến khán giả vô cùng thích thú.
anh-tu-the-voice,giong-hat-viet-2017,hlv-dong-nhi,team-dong-nhi,the-voice-2017
The Voice 2017

Lần đầu tiên, tác phẩm của cố nhạc sĩ Trịnh Công Sơn được thể hiện hoàn toàn mới bằng phiên bản 3 thế hệ của The Voice 2017

TV Show -
Ca sĩ Cẩm Vân cùng Quán quân The Voice Kids 2016 Nhật Minh kết hợp cùng Anh Tú trong tác phẩm Cát Bụi tràn ngập cảm xúc. Bên cạnh đó, đây cũng là lần đầu tiên học trò Đông Nhi mang sáng tác mới mang tên Cứ đi trình làng trên sân khấu Giọng hát Việt.
ali-hoang-duong,giong-hat-viet-2017,hlv-thu-minh,the-voice-2017
The Voice 2017

Hồng Nhung, Trương Quỳnh Anh bất ngờ xuất hiện trong tiết mục nói về quyền trẻ em của Ali Hoàng Dương

TV Show -
Bên cạnh đó, Ali Hoàng Dương còn thể hiện một phong cách khác hoàn toàn đối lập trong sáng tác mới của nhạc sĩ Lưu Thiên Hương mang tên Let her go.
kimmese,moov,mv-loving-you

Kimmese phát hành độc quyền MV Loving You trên MOOV

Âm nhạc -
Ngày 23/5 vừa qua, Kimmese đã chính thức giới thiệu MV hoạt họa “Loving You” trên MOOV - ứng dụng nghe nhạc trực tuyến có bản quyền đầu tiên tại Việt Nam.
hits-and-misses,sao-de-p,sao-xa-u,thu-minh
Hits and Misses

Thu Minh chiếm spotlight trong ‘bảng phong thần’ sao đẹp khi hóa thân thành ‘phượng hoàng lửa’ đầy quyền lực

Sao đẹp - Sao xấu -
Ngoài Thu Minh, bảng xếp hạng "phong thần" thời trang tuần qua còn có sự góp mặt của rất nhiều mỹ nhân trong và ngoài nước.
sao-han,sao-han-dep-tu-nhien,twice

Chỉ qua những bức ảnh chụp lén mà nhan sắc của nhóm TWICE cũng khiến cư dân mạng phải ngỡ ngàng

Sao & Fan -
Đã xưa rồi việc chứng minh vẻ đẹp của các thần tượng xứ Hàn thông qua những tấm ảnh chụp lung linh trên báo. Xu hướng của hiện nay đó là lục tìm các bức ảnh do fan chụp lén để cho thấy các idol luôn xinh đẹp trong mọi tình huống.

Xôn xao trà sữa ‘tốt cho sức khoẻ’ từ vùng đất Mã Cù du nhập về Việt Nam

Food -
Thêm một quán trà sữa mới tinh xuất hiện tại phố đi bộ Nguyễn Huệ. Đặc biệt thương hiệu trà sữa này được đưa về Việt Nam với những cam kết hương vị tinh túy chính hiệu từ Đài Loan.
TIN LIÊN QUAN

Ở Sài Gòn tồn tại hẳn một phố trà sữa ngay khu vực trung tâm thành phố

Trà sữa, thức uống phổ biến của Đài Loan và đã nhanh chóng chiếm được rất nhiều cảm tình của người trẻ Việt với hương vị phong phú, các loại hạt đa dạng cũng như bao bì bắt mắt. Cứ nhắc đến giải khát, người ta chắc chắn nghĩ ngay đến trà sữa.
exo-comeback,exo-concert,exo-planet-3-exo-rdium

EXO thông báo comeback: Sẽ là hit lớn ngay mùa hè này!

Âm nhạc -
Fan EXO hẳn đang vô cùng phấn khích trước thông tin thần tượng chuẩn bị có màn comeback "nóng hổi" vào mùa hè này.

Danh tính người phụ nữ tự xưng nhà báo lăng mạ CSGT ‘bố láo, làm ăn vớ vẩn’

Tin nóng -
Công an quận Đống Đa cho biết, đã xác định được danh tính người phụ nữ có hành vi mạo danh nhà báo lăng mạ CSGT trên phố Hà Nội.
TIN LIÊN QUAN

Phó GĐ Công an Hà Nội: Phải xử lý nghiêm kẻ mạo danh nhà báo, lăng mạ CSGT

"Gần đây có những người xưng danh là người nhà cán bộ cấp cao hay nhà báo để có hành vi thoá mạ, chống lại người thi hành công vụ, tôi cho rằng, đây là một hiện tượng rất xấu", PGĐ Công an Hà Nội nói.
giet-hai-dan-thuong,is,phien-quan-maute,philippines,the-gioi
Thế giới

Kinh hoàng thi thể dân thường bị phiến quân vứt bỏ ở Philippines

Thế giới -
Thi thể của những người dân bị hành quyết đã được phát hiện hôm nay 28.5 trong một khe núi bên ngoài thành phố Marawi đang bị phiến quân bao vây.
nguoi-gia,nhat-ban,nhuong-ghe-cho-nguoi-gia,tau-dien-ngam
Thế giới

Vì sao trên tàu điện ngầm Nhật, thanh niên ngồi còn người già đứng

Thế giới -
Ở các nước, bạn sẽ bị coi là khiếm nhã nếu không nhường ghế cho người cao tuổi nhưng ở Nhật, mọi chuyện lại khác.
cu-ba-le-thi,cu-ba-sanh-soi-internet-nhat-viet-nam,cu-ba-teen

Ở tuổi 97, cụ bà này được phong là ‘cụ bà sành sỏi Internet nhất Việt Nam’

Tin nóng -
Mắt mờ tay chậm, miệng móm mém lưng còng, thế nhưng cụ Thi có thể thành thạo sử dụng máy vi tính và truy cập Internet chẳng khác gì thanh niên bình thường.
daniel-craig,natalie-portman,phim-hollywood,tom-cruise

Những cú ‘hồi sinh’ ngoạn mục tại phòng vé Hollywood

Phim ảnh -
Keanu Reeves, Tom Cruise, Arnold Schwarzenegger, Natalie Portman… đều có những tác phẩm gây thất vọng lớn, để rồi có màn trở lại đầy mạnh mẽ tại phòng vé và trong mắt khán giả.
jonghyun,lai-guanlin,produce-101,select,top-11-produce-101
Produce 101

Produce 101: Lượng vote đã bằng dân số Hàn Quốc, Kim ‘bồ tát’ chính thức lên ngôi

Âm nhạc -
Kim Jonghyun – trưởng nhóm NU’EST đã có cú lội ngược dòng ngoạn mục để vươn lên vị trí đầu tiên sau tập 8.
con-sot,ikea,streetwear

Cảm hứng từ IKEA, cuộc đổ bộ mạnh mẽ vào streetwear của giới trẻ tuần này

Hot - trend -
Thật ngạc nhiên khi những trang phục lấy cảm hứng từ thương hiệu IKEA lại được cộng đồng streetwear yêu thích đến vậy.
hlv-the-voice-kids-2017,soobin-hoang-son,the-voice-kids-2017
The Voice Kids 2017

HOT: Một phút sơ ý, Soobin Hoàng Sơn đã vô tình tiết lộ mình là HLV The Voice Kids 2017!

TV Show -
Thông tin Soobin Hoàng Sơn nhận lời làm HLV The Voice Kids mùa thứ 5 chắc chắn sẽ khiến không ít khán giả bất ngờ và hào hứng.
saostar-qua-giang,soobin-hoang-son,soobin-mua-nha
SAOSTAR QUÁ GIANG

ĐỘC QUYỀN Soobin Hoàng Sơn lần đầu tiết lộ đã mua được nhà ở Sài Gòn!

Bí mật sao -
Sau khoảng thời gian chăm chỉ chạy show, Soobin Hoàng Sơn cũng đã tự “thưởng” cho bản thân căn hộ chung cư cao cấp ở TP.HCM