10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận
Tin mới cập nhật
duc-tri,ha-ho,phan-manh-quynh,sing-my-song-2016,truong-kieu-diem
Sing My Song 2016

Trương Kiều Diễm khiến Đức Trí nhớ Hà Hồ, Phan Mạnh Quỳnh đưa hit mới tấn công Sing My Song

TV Show -
Sing My Song – Bài hát hay nhất mùa đã trải qua 3 tập phát sóng đầu tiên với rất nhiều cung bậc cảm xúc. Có những câu chuyện đã lay động hàng triệu trái tim của khán giả truyền hình hay những ca khúc “gây nghiện” được cover nhiều nhất trên mạng xã hội.
a-hau-le-hang,le-hang,miss-universe,miss-universe-2016
Miss Universe

Á hậu Lệ Hằng được CNN phỏng vấn khi vừa đặt chân đến Philippines

Hậu trường -
Rất nhiều báo chí quốc tế đã có mặt ở sân bay để phỏng vấn và chào đón Á hậu Lệ Hằng khi đến Philippines.
doan-tuan,mai-phuong-thuy,quynh-nga,van-hugo

Vân Hugo lần đầu xuất hiện sau khi kể về bệnh tật

Hậu trường -
Có vẻ như Vân Hugo không để tâm nhiều đến những lời chỉ trích của dư luận về câu chuyện bệnh tật.
sai-gon-suong-mu,suong-mu,suong-mu-day-dac

Sài Gòn bất ngờ sương mù dày đặc, che khuất tầm nhìn

Đời sống - Xã hội -
Cho đến 10 giờ sáng ngày 10/12, sương mù vẫn chưa có dấu hiệu tan đi.
an-nguy,dien-anh,lilly-nguyen

An Nguy tiết lộ mẫu người yêu lí tưởng, liệu đó có phải Will?

Phim ảnh -
Cặp đôi An Nguy – Will 365 vừa tái hợp trong bộ ảnh street style vô cùng gần gũi và tình cảm.
dem-nhac-giao-thoa,ha-tran,in-the-spotlight,tung-duong

Tùng Dương kể chuyện ‘mang thai’ trong đêm nhạc Giao thoa

Âm nhạc -
Trong đêm nhạc Giao thoa, Tùng Dương muốn hướng đến hình ảnh nghệ sĩ trưởng thành, hiền lành và lịch lãm. Nhưng dường như bản ngã cá tính, ma mị của giọng ca Quê nhà luôn cháy rừng rực bên trong người nghệ sĩ này. Đó là lý do Tùng Dương xin được hát Mang thai - ca khúc khác biệt theo đúng nghĩa.
a-hau-tu-anh,lan-khue,tu-anh-

Lan Khuê và Á hậu Tú Anh tự tin đọ chân dài miên man

Hậu trường -
Lan Khuê và Tú Anh không ngừng trò chuyện vui vẻ, thân thiết với nhau khi cùng có mặt ở một sự kiện tại Hà Nội.
hari-won,kelvin-khanh,khoi-my,nha-phuong,noo-phuoc-thinh

Cách chi tiêu đối lập với mức cát-xê cực khủng của sao Việt

Hậu trường -
Có mức cát-xê cao ngất ngưởng nhưng Hari Won, Nhã Phương, Kelvin Khánh và Khởi My lại vô cùng tiết kiệm trong việc chi tiêu.
american-makeup-trend,korean-make-up-trend,style-trang-diem

Người ta có thể biến thành người khác chỉ nhờ đổi style makeup kiểu Mỹ và Hàn

Đẹp -
Sức mạnh của makeup là điều chẳng cần bàn cãi gì nhiều. Thậm chí, chỉ style trang điểm khác nhau thôi cũng đã có thể biến bạn thành một người khác. Nếu không tin thì cùng thử xem nhé!
bi-quyet,con-gai,f-a,xem-amp-share
Xem & Share

6 bí quyết sống tươi trẻ mà những cô nàng F.A phải ghi nhớ

Đời sống - Xã hội -
Hãy thực hiện ngay những điều sau để có chuỗi ngày F.A không bao giờ tẻ nhạt nhé!
giu-lay-hanh-phuc,saostar,yeu-that-long

Tại sao chúng ta không thể thật lòng với nhau: Nhớ thì nói, yêu thì gặp, thiết tha thì giữ lấy?

Dating -
“Lúc còn trẻ chúng ta từ bỏ, cho rằng đó chỉ là một cuộc tình, nhưng cuối cùng mới biết, đó thực ra là cả cuộc đời.”
bigbang,kpop,last-dance,made,yg

Hóa ra ‘Vũ đạo cuối cùng’ của BigBang là… chẳng nhảy nhót gì cả!

Âm nhạc -
Ngày trở lại gần kề, các chàng trai nhà YG vẫn không ngừng làm fan hết bất ngờ.
bai-hat-hay-nhat,le-thien-hieu,sing-my-song,sing-my-song-2016,thai-quang
Sing My Song 2016

Xúc động trước ‘tâm thư’ của Lê Thiện Hiếu: ‘Hãy sử dụng bản quyền nhạc có lương tâm!’

TV Show -
Mới đây, Lê Thiện Hiếu đã có những chia sẻ thật lòng trên trang cá nhân về những lùm xùm tố cáo sử dụng trái phép ca khúc khiến nhiều fan không khỏi xúc động.
anh-dep-ve-tinh-nguoi,buc-anh-xuc-dong,nhiep-anh-gia-alex-pham,su-lac-quan

Xem bức ảnh này để thấy rằng: ‘Nụ cười luôn là món quà vô giá’

Đời sống - Xã hội -
Khoảnh khắc đẹp trong bức ảnh này như một món quà vô giá, chứa đựng thông điệp xúc động về tình người, niềm tin và giá trị của cuộc sống.
dia-diem-du-lich,du-lich,di-a-die-m,ngoan-muc

15 ảnh du lịch ngoạn mục nhất năm 2016 trên National Geographic

Ăn - Chơi -
Cuộc thi ảnh đình đám thế giới năm 2016 của National Geographic đã đem lại cho độc giả những góc nhìn mới lạ về thế giới.
hinh-anh,kho-tin,the-gioi,trung-quoc,trung-quoc-dong-dan
Thế giới

Biết là Trung Quốc đông dân rồi, nhưng đến thế này thì cũng khó mà tưởng tượng được

Đời sống - Xã hội -
Dù vẫn biết rằng Trung Quốc đông dân lắm, thế nhưng vẫn cứ phải bàn tán mãi, choáng váng mãi thôi...
may-nui,quan-ca-phe,quan-ca-phe-dep,quan-ca-phe-giu-bien-may,tho-mong

Những quán cà phê bồng bềnh giữa biển mây

Ăn - Chơi -
Vi vu ở những địa điểm du lịch nổi tiếng, bạn nên ghé qua những quán cà phê có view tuyệt đẹp sau đây để chiêm ngưỡng khung cảnh làm say đắm lòng người.
di-catwalk,hoang-yen,sieu-mau,te

Siêu mẫu Hoàng Yến khiến khán giả giật mình khi đi catwalk ngã chúi xuống sàn

Video Hot -
Khi trình diễn với đôi giày cao lênh khênh 25cm, Hoàng Yến không may ngã chúi xuống sàn diễn.