10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận
Tin mới cập nhật
dan-ca-dong-bang,dong-bang,lanh-ky-luc

Đến lượt cả đàn cá đóng băng trên không trung vì quá lạnh

Đời sống - Xã hội -
Bức ảnh hàng loạt con cá chết cóng trong lớp băng nổi trên mặt hồ nước ở Nam Dakota, Mỹ hiện đang khiến các cư dân mạng xôn xao.
giet-cho-da-man,livestream-hanh-ha-cho,trung-quoc

Nam thanh niên quay livestream cảnh thắt cổ, giết chó con dã man

Đời sống - Xã hội -
Bị tắc đường do những người yêu động vật giải cứu chó, một thanh niên Trung Quốc đã quyết định trả thù bằng cách livestream lại cảnh tượng giết chó con dã man trên mạng xã hội.
chat-dao-rung,dao-rung-ngay-tet,dao-rung-xuong-pho

Chặt đào rừng về phố khác gì cưa sừng tê giác, ngà voi?

Đời sống - Xã hội -
Đào rừng về phố, những cây đào thân cổ thụ, mốc rêu, ứa nhựa vì những nhát cưa ngọt theo người ta xuống phố, về những giàu (nhà to mới có chỗ chứa đào lớn)... Rừng bị tàn phá đâu chỉ là gỗ tảng, làm nhà đâu?
bo-suu-tap-thoi-trang,linh-hon-high-fashion,reem-acra

Nhà thiết kế của Reem Acra được nhắc đến những ngày qua là ai?

Hot - trend -
Chưa biết thực hư "vụ án" đạo nhái là như thế nào, nhưng người đàn bà được mệnh danh "không tuổi" này đã từng cống hiến hết cả niềm đam mê, ngọn lửa của mình cho làng thời trang trên thế giới.
anh-bo,dan-truong,tet-dinh-dau-2017

Ngỡ ngàng trước vẻ điển trai ‘không tuổi’ của Đan Trường

Hậu trường -
Diện áo dài đón Tết, "anh Bo" khiến nhiều người không khỏi bất ngờ trước ngoại hình vô cùng trẻ trung và phong độ.
giong-ai-giong-ai,miu-le,tran-thanh

Nữ sinh có ngoại hình giống Hari Won khiến Trấn Thành ‘gục ngã’ với giọng ca ‘hát như rap’

Video Hot -
Nhan sắc xinh đẹp, nụ cười đáng yêu, và mọi thứ đều hoàn hảo cho tới khi giọng hát được cất lên.
hoang-yen-chibi,nhac-xuan,tet-da-ve-hay-chua,tino

Hoàng Yến lập kỉ lục thu âm và quay MV Tết chỉ trong 8 tiếng

Âm nhạc -
Lựa chọn concept "khác người" để dựng nên 1 MV, Hoàng Yến cùng Tino hứa hẹn sẽ là cặp đôi "trai tài gái sắc" gây chú ý trong năm 2017.
amazing,anh-dep,chan-dung

Khâm phục trước khả năng ‘đảo ngược thời gian’ của nữ nghệ sĩ phục chế ảnh Ukraina

Amazing -
Đôi lúc một bức ảnh chính là mối liên kết duy nhất giữa hai con người, vì dòng chảy thời gian đã cuốn trôi tất cả các kỷ vật. Đây chính là lúc các bậc thầy phục chế ảnh như Tetyana Dyachenko trổ tài.
danh-hai-viet-huong,tet-dinh-dau-2017,viet-huong

Việt Hương mặc áo bà ba đi trao quà cho người nghèo

Hậu trường -
Nghệ sĩ Việt Hương vừa trao tặng 100 phần quà đến người dân nghèo của xã Hoà Tịnh, huyện Mang Thít, tỉnh Vĩnh Long. Đây là một trong những hoạt động định kỳ hằng năm trước mỗi dịp xuân về mà nghệ sĩ Việt Hương mong muốn mang đến bà con nghèo một cái Tết đủ đầy.
duc-tri,giang-son,le-minh-son,nguyen-hai-phong,sing-my-song-2016
Sing My Song 2016

Bộ tứ quyền lực Sing My Song: Tưởng không vui mà lại vui không tưởng

TV Show -
Dẫu biết "cuộc vui nào rồi cũng có lúc tàn" nhưng chúng ta vẫn phải cảm ơn 4 vị HLV cá tính vì đã đến với Sing My Song - Bài hát hay nhất cũng như "vui hết mình" ở cuộc chơi tôn vinh âm nhạc và cảm xúc này.
le-hang,miss-universe,miss-universe-2017
Miss Universe

Lệ Hằng nghẹn ngào trước hoàn cảnh các trẻ em hở hàm ếch

Hậu trường -
Đại diện Việt Nam - Á hậu Lệ Hằng vừa tham gia loạt hoạt động từ thiện tại Miss Universe 2016.
cho-hoa-tet-truyen-thong,ha-noi,net-van-hoa,nghe-thuat-dan-gian,to-he

Tò he - một nét đẹp truyền thống giữa chợ hoa ngày Tết

Đời sống - Xã hội -
Bên cạnh thú vui ngắm nhìn hoa cảnh Tết, đến với chợ hoa Hàng Lược những ngày này bạn sẽ được trở lại tuổi thơ bên sạp hàng tò he rực rỡ màu sắc, một nốt trầm giữa những ngày cuối năm tất bật.
tuye-t-roi,tuyet-roi-o-sahara,tuyet-trang

Thật không thể tin nổi: Tuyết phủ trắng sa mạc Sahara

Ăn - Chơi -
Sa mạc Sahara đang trải qua một mùa đông lạnh nhất trong gần 40 năm qua, với lượng tuyết rơi dày tới 1 m.
du-bao-thoi-tiet,mien-bac-ret-dam,nhiet-do-giam-sau

Miền Bắc rét đậm, có nơi xuống dưới 10 độ C

Đời sống - Xã hội -
Theo Dự báo thời tiết hôm nay (22.1) của Trung tâm Khí tượng Thủy văn trung ương, Bắc Bộ rét đậm, khu vực núi cao dưới 10 độ. Nam Bộ không mưa, ngày trời nắng.
au-dam,concept-lolita,exo

Đến lượt EXO bị cáo buộc ấu dâm sau Suzy, netizen chỉ biết ‘cạn lời’

Âm nhạc -
Boygroup nhà SM cũng mới bị cho 'lên thớt' về bị nghi cổ súy concept Lolita.
mau-son-hot-2017,son-moi,xu-huong-mau-son,xu-huong-son-2017

Không phải đỏ, chẳng phải nude, đây mới là màu son chiếm lĩnh trái tim con gái 2017!

Hot - trend -
Vừa có khả năng giúp gương mặt rạng rỡ và ngọt ngào hơn, vừa phù hợp với xu hướng trang điểm trong vắt năm nay nên có lẽ sau vài năm vắng bóng, đã tới lúc son hồng quay lại chiếm ngôi như xưa rồi!
remix-new-generation-2017,team-huong-giang,thanh-duy,thanh-duy-idol,the-remix-2016
Remix New Generation 2017

Remix New Generation: Nhìn Thanh Duy như thế này bạn có ‘rụng tim’ không chứ?

TV Show -
Nhăn mặt, cười tít mắt, cười duyên... là những khoảnh khắc siêu đáng yêu của Thanh Duy trong hậu trường.
bai-hat-hay-nhat,sing-my-song,sing-my-song-2016
Sing My Song 2016

Infographic: Chung kết Bài hát hay nhất sẽ kịch tính và đặc biệt như thế này đây!

TV Show -
Hoành tráng, kịch tính, đầy màu sắc, vô vàn cảm xúc,... sẽ là tất cả những gì có mặt trong đêm Chung kết sẽ diễn ra vào đêm nay (22/1).