10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận

Tin mới cập nhật
hoa-thien-cot,sam-sam-den-roi,trieu-le-dinh

Fan bất ngờ khi Triệu Lệ Dĩnh bỗng chốc già đi 30 tuổi

Hậu trường -
Triệu Lệ Dĩnh nổi tiếng là người đẹp không tuổi với nhan sắc ngọt ngào đáng yêu nên người hâm mộ rất bất ngờ khi nhìn thấy hình ảnh già nua của cô.
bts,bts-dao-bigbang,gaon-chart-awards

BTC Gaon Chart Awards chính thức xin lỗi, fan BTS - BigBang ngừng tranh cãi được rồi!

Âm nhạc -
Những lùm xùm liên quan đến nghi án sân khấu đạo nhái T.O.P của BTS đã đến hồi kết thúc.
hotboy-noi-loan-2,luong-manh-hai,vu-ngoc-dang

‘Hot boy nổi loạn 2’ tung trailer mới dập tắt hoàn toàn sự mơ mộng và lãng mạn

Phim ảnh -
Trước giờ G, nhà sản xuất và ekip bộ phim "Hot boy nổi loạn 2" tiếp tục tung trailer mới dài 2 phút 30 giây với những cảnh phim đầy kịch tính và dữ dội hơn.
exo,exo-l,gaon-chart-awards

Fan EXO bị chỉ trích vì la hét quá to tại Gaon Chart Awards

Âm nhạc -
Sự cuồng nhiệt của cộng đồng EXO-L có lẽ đã khiến những người có mặt tại đêm trao giải ít nhiều cảm thấy không thoải mái.
nhuom-toc,nhuom-toc-tam-thoi,thuoc-nhuom-toc

Sắp hè rồi, F5 mái tóc với 4 loại thuốc tự nhuộm tại nhà siêu dễ lại còn an toàn này đi thôi!

Thời trang - Đẹp -
Mùa hè sẽ rực rỡ và sôi động hơn biết bao với mái tóc đầy sức sống. Thế nên thay vì phải ra tiệm tốn kém, bạn có thể vô tư tự nhuộm tại nhà cực dễ và an toàn với 4 sản phẩm giá bình dân này!
dao-tin-the-voice,team-thu-minh,the-voice-2017
The Voice 2017

Đào Tín The Voice: ‘Tôi đánh liều khi chọn về team Thu Minh’

TV Show -
Cùng lắng nghe những chia sẻ của "lạnh lùng boy" Đào Tín, đội HLV Thu Minh sau khi khiến bộ ba HLV Thu Minh, Đông Nhi và Noo Phước Thịnh tranh giành mệt nghỉ tại tập 2 The Voice - Giọng hát Việt 2017.
hot-boy-tra-sua,le-tan-loi,truong-giang

Full clip ‘Hot boy trà sữa’ Lê Tấn Lợi được cho là ‘thiếu tôn trọng’ với Trấn Thành - Trường Giang ngay trên sóng truyền hình

Video Hot -
Trấn Thành - Trường Giang vì yêu quý mới chia sẻ, trải lòng mình thế mà phản ứng và thái độ của anh chàng hot boy này cứ sao sao ấy nhỉ?
noi-nay-co-anh,son-tung,son-tung-m-tp,vpop

‘Thánh soi’ đích thực của MV 40 triệu view ‘Nơi Này Có Anh’ đâu cả rồi?

Âm nhạc -
Bạn tự tin đã góp không ít vào số lượt xem khủng MV mới nhất của Sơn Tùng. Hãy chứng minh bản thân qua bài Quizz về 'Nơi này có anh' dưới đây. Câu trả lời sẽ nói lên bạn là một Sky thực thụ hay có thể chỉ là "người dưng ngược lối" của Sơn Tùng.
linh-duyen,phim-kinh-di,truong-quynh-anh

Hé lộ trailer ‘Linh Duyên’ - bộ phim kinh dị đáng sợ và ám ảnh nhất nhì điện ảnh Việt chuẩn bị ra mắt

Video Hot -
Chỉ với 2 phút trailer thôi mà đã lạnh hết sống lưng rồi các bạn ạ.

Ai bảo chỉ có ‘vịt lộn vịt dữa cút lộn’, vẫn còn ‘khoan cắt bê tông’ và…

Đời sống - Xã hội -
... ti tỉ thứ khác có thể hô biến ảnh của bạn chất lừ như poster phim.
TIN LIÊN QUAN

‘Vịt lộn vịt dữa cút lộn’ - trào lưu từ những bức ảnh của Sơn Tùng, Adele, Miley Cyrus đến toàn mạng xã hội

Chắc chắn cô bán hàng "Vịt lộn vịt dữa cút lộn" không bao giờ ngờ được rằng, tấm biển bán hàng của mình lại nổi tiếng đến thế.
bieu-dien,lai-xe-bang-2-banh,nguy-hiem,the-gioi,xe-tai
Thế giới

Kinh ngạc màn lái xe tải bằng 2 bánh trên đường phố

Đời sống - Xã hội -
Sau màn thoát chết ngoạn mục, tài xế xe tải tiếp tục hành trình như chưa hề có chuyện gì xảy ra.
kanye-west,my-pham,son-kylie-jenner

Hết quần áo giày dép, giờ Kanye West học em vợ ra mắt hãng mỹ phẩm riêng luôn cho ngầu!

Hot - trend -
Có vẻ như Kanye West đã bị ảnh hưởng bởi "máu" kinh doanh hàng thiết kế của chị em nhà Kardashian.
co-gai,hoa-hong,thu-nhap-hang-tram-trieu

Đồi hồng vạn gốc ở Hà Nội, cô gái 8x làm giàu từ hoa sạch

Đời sống - Xã hội -
Vừa thỏa mãn đam mê của mình đối với hoa hồng, chị Hằng Karose vừa có thể có thu nhập khá nhờ bán các sản phẩm được chế biến từ hoa hồng trồng trong vườn của chị.
co-gai-quy-xin-loi,ha-noi,quy-goi-xin-loi

Cô gái xuống xe, quỳ gối xin lỗi giữa đường Hà Nội

Đời sống - Xã hội -
Khoảnh khắc thiếu nữ được cho là bị bạn trai bắt quỳ gối xin lỗi bên lề đường hiện khiến nhiều dân mạng bức xúc.
hari-won,hari-won-tran-thanh,tran-thanh

Hari Won - Trấn Thành: Cặp vợ chồng ‘sến sẩm’ của showbiz Việt

Hậu trường -
Vợ chồng Hari Won - Trấn Thành liên tục thể hiện tình cảm mọi lúc mọi nơi rồi dành cho nhau những lời ngọt ngào không thể sến hơn.
neu-thoi-gian-tro-lai,sam,tim,trang-phap,truong-quynh-anh

Trang Pháp kể chuyện Tim lộ cảnh nóng với Sam khiến Trương Quỳnh Anh khóc nức nở

Âm nhạc -
Thậm chí, nhiều khán giả sẽ phải "nóng mắt" khi xem nụ hôn của Tim và Sam.
gang-tay-do,lam-vinh-hai,linh-chi

Lâm Vinh Hải - Linh Chi: Chia buồn cho cặp đôi ‘phim giả tình thật’ thất bại nhất màn ảnh Việt

Hậu trường -
Lâm Vinh Hải và Linh Chi bén duyên từ khi đóng chung bộ phim Găng tay đỏ. Nhưng trong khi chuyện tình cảm của họ nảy nở tốt đẹp thì tác phẩm “mối mai” lại thất bại quá nặng nề.
ba-cu-nhat-rac-bat-tam-tac,hiep-si-ha-thanh,pho-di-bo-ho-guom,tran-thi-lap

Cụ bà nhặt rác tay không bắt ‘tăm tặc’: ‘Không ít lần tôi bị nhóm lừa đảo dọa xử đẹp’

Đời sống - Xã hội -
Tuy cuộc sống khó khăn, phải ngủ lề đường nhưng cụ bà nhặt rác bắt "tăm tặc" ở phố đi bộ Hồ Gươm lại là một người phụ nữ rất nghĩa hiệp và luôn xả thân vì người khác.