10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận

Tin mới cập nhật
chester-bennington,chester-bennington-1976-2017-,linkin-park,mike-shinoda
Chester Bennington (1976 - 2017)

Trưởng nhóm Linkin Park thắt lòng xác nhận “người anh em” Chester Bennington đã qua đời!

Hậu trường -
Trưởng nhóm Linkin Park - Mike Shinoda, là thành viên đầu tiên có phản hồi về cái chết đầy tiếc nuối của Bennington.
chester-bennington,huyen-thoai,linkin-park,tu-tu

Ngày buồn của làng nhạc toàn cầu: Giọng ca chính của Linkin Park treo cổ tự tử!

Hậu trường -
Người hâm mộ trên toàn thế giới đang hết sức bàng hoàng về tin dữ này.
kbiz,song-hye-kyo,song-joong-ki

Nhiều sao hạng A đến dự buổi công chiếu phim của Song Joong Ki nhưng Song Hye Kyo lại vắng mặt

Thế giới sao -
Hơn 30 ngôi sao đình đám đã đến buổi công chiếu VIP trong phim điện ảnh do Song Joong Ki thủ vai nhưng Song Hye Kyo lại không có mặt.
cat-phuong,dieu-nhi,ngay-mai-mai-cuoi,trung-dan
Ngày mai mai cưới

Đâu chỉ có trong phim Hàn, Diệu Nhi cũng sắp trở thành ‘cô dâu thủy thần’

Phim ảnh -
Nhưng khác với phim Hàn, Diệu Nhi không hề muốn trở thành "cô dâu thủy thần" một chút nào trong phim "Ngày mai Mai cưới".
hlv-lan-khue,hlv-minh-tu,the-face-viet-nam,the-face-vietnam-2017,truc-anh-the-face
THE FACE VIETNAM 2017

Tập 7 The Face: Trúc Anh tủi thân khi không có người thân bên cạnh

TV Show -
Trong thử thách Selfie cùng người thân, Trúc Anh bơ vơ khi nhìn thấy các thí sinh có mẹ cùng đồng hành.
hoang-thuy,lan-khue,lukkade-metinee,the-face-viet-nam,the-face-vietnam-2017
THE FACE VIETNAM 2017

Phỏng vấn độc quyền: HLV Lukkade lần đầu bật mí lí do vote cho team Hoàng Thùy mà không phải Lan Khuê

TV Show -
Là khách mời đặc biệt đồng thời là giám khảo phòng loại của tập 6 The Face, HLV Lukkade đã đưa ra lí do chọn team Hoàng Thùy chiến thắng cùng những nhận xét thẳng thắn nhất về đội ba HLV.
minh-hang,ngoi-sao-co-don,vpop

Clip: Minh Hằng tự tin khoe giọng hát live trong họp báo ra mắt MV mới toanh

Âm nhạc -
Khoảnh khắc nữ ca sĩ chinh phục những nốt cao trong bài hát mới đã được Saostar ghi lại trọn vẹn.
mat-kinh-jaguar,su-kien-thoi-trang,thuong-hieu-lido

Dàn sao hội tụ tại sự kiện ra mắt thương hiệu Mắt kính Jaguar của Lido Optic

Thời trang - Đẹp -
Mới đây, Lido Optic chính thức khai trương chi nhánh Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại Lido tại Hà Nội và ra mắt thương hiệu mắt kính Jaguar.
phim-kinh-di,phim-ma,wish-upon
Wish Upon

Xem xong những phim kinh dị này, bạn sẽ không dám xin bất cứ điều ước gì

Phim ảnh -
"Hobgoblins", "Pet Sematary", "Open Graves", "Wish Upon" và nhiều phim kinh dị khác sẽ khiến bạn "nổi da gà" vì những điều ước đi kèm với quỷ dữ, tử thần.
bts,duong-am,eps-7,l-oreal-paris

Hậu trường tập 7 ‘lạnh như băng’ bởi hóa thân Snow Girls của top 7 The Face

Đẹp -
Top 7 The Face gặp khá nhiều khó khăn với thử thách băng giá thử thách sức chịu đựng, phong cách make up Snow Girls liệu có làm khó được các thí sinh và các cô gái chăm sóc làn da như thế nào để sẵn sàng cho vòng thi này? Cùng xem hình ảnh hậu trường tập 7 để biết bí mật của các thí sinh nhé!
bella,bella-hat,bella-va-con-trai,bella-ve-ha-noi,hot-girl-bella

Mặc con trai đang gào khóc, ‘hot girl’ Bella vẫn thản nhiên hút thuốc lá và ‘phiêu’ theo điệu nhạc

Tin nóng -
Sự thờ ơ của Bella khi con trai gào khóc khiến nhiều người lo lắng cho đứa trẻ.
mua-mua,nguy-hiem,thuy-dien-hoa-binh-xa-lu,xem-thuy-dien-xa-lu

Rùng mình trước cảnh người dân ‘tự sướng’, đánh cá khi thuỷ điện Hoà Bình xả lũ như sóng thần

Tin nóng -
Trong hai ngày 19 và 20/7, thủy điện Hòa Bình mở cửa xả lũ tạo nên những đợt sóng khổng lồ. Nhiều người dân bất chấp nguy hiểm mang lưới ra đánh bắt cá.
dien-vien-hoa-ngu,hoan-chau-cach-cach,to-huu-bang,truong-thiet-lam

Sau gần 2 thập kỷ, ‘Hoàng A Mã’ Trương Thiết Lâm bất ngờ tái ngộ ‘Ngũ A Ca’ Tô Hữu Bằng

Thế giới sao -
Không hẹn mà gặp, hai diễn viên nổi tiếng của tác phẩm kinh điển "Hoàn Châu cách cách" bất ngờ gặp mặt trong một chương trình truyền hình.
key,monstar,vpop

Key (MONSTAR) đích thị là mỹ nam fan mong ngóng từ MV cho tới sân khấu trình diễn

Âm nhạc -
Chính bạn đọc của Saostar là người quyết định kết quả này!
exo,ko-ko-bop,kpop

Không màng nghi án đạo nhạc, EXO ‘thổi bùng’ sân khấu M-Countdown với hit mới

Âm nhạc -
Các chàng trai nhà SM đã mang đến 2 sân khấu đặc biệt cho sự trở lại của mình trên sóng Mnet.
den-viet-nam,mat-cap-tai-san,nu-phuot-thu

Nữ phượt thủ Châu Âu trong hành trình vòng quanh thế giới bị mất cả điện thoại lẫn xe đạp khi đến Việt Nam

Tin nóng -
Rita Rasimaite (sinh sống tại London, Anh) đã từng có hành trình đi qua hơn 20 quốc gia và gặp sự cố khi đang thực hiện hành trình vượt 3,600 km xuyên Việt bằng xe đạp.
cam-dong,cu-ong-thuong-chau,vuot-60km-mang-trung-len-cho-chau

Ông đi bộ 60 km để mang trứng gà lên thành phố thăm cháu

Thế giới -
Lo cháu trai đi làm không được ăn uống tốt, cụ ông đi bộ suốt 12 giờ đồng hồ với chiếc gùi chứa thức ăn sau lưng.
hoi-con-nha-giau,hoi-con-nha-giau-viet-nam,len-bao-nuoc-ngoai

Hội con nhà giàu Việt tiếp tục gây choáng khi xuất hiện trên báo Mỹ và Anh

Tin nóng -
Túi xách, đồng hồ hàng hiệu, siêu xe và những bữa ăn đắt tiền… là những từ được dùng để định nghĩa về hội con nhà giàu Việt Nam.