10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận

Tin mới cập nhật
hoang-thuy,lan-khue,the-face-vietnam-2017
THE FACE VIETNAM 2017

Đụng hàng thì có sao, Lan Khuê - Hoàng Thùy vẫn đẹp ngời ngời đó thôi

Sao đẹp - Sao xấu -
Đụng hàng xưa rồi, đụng hàng mà vẫn tự tin tỏa sáng được như 2 "chị đẹp" Lan Khuê - Hoàng Thùy thì mới đáng nể.
isaac,nam-than,noo-phuoc-thinh,son-tung,soobin-hoang-son

Nửa đầu 2017 của 4 ‘nam thần’ Vpop: Người vút bay, kẻ loay hoay khựng lại

Âm nhạc -
Cùng bình chọn xem ai là người thành công nhất nửa đầu năm vừa qua.
be-xuan-mai,xuan-mai,xuan-mai-co-con

‘Con cò bé bé’ Xuân Mai đã sinh con trai thứ 2 tại Mỹ

Hậu trường -
Tiểu thiên thần thứ hai của nữ ca sĩ Xuân Mai vừa cất tiếng khóc chào đời vào ngày 24/6 - theo giờ Mỹ.
Game of Thrones 7

‘Game of Thrones 7’: Euron Greyjoy - Phản diện mới cho Ramsay Bolton ‘ngửi khói’

Phim ảnh -
Trailer thứ 2 của season 7 "Game of Thrones" vừa ra mắt cách đây không lâu, và hầu hết người hâm mộ đều đang rất tò mò tới Euron Greyjoy – một nhân vật mới xuất hiện mờ nhạt trong season 6, nhưng đang trên đà trở thành thế lực hùng mạnh trong năm nay.
TIN LIÊN QUAN

Xem ảnh - đoán nội dung của Game of Thrones 7 - Khi các nhân vật đã trở về đúng vị trí

Vào đúng nửa đêm ngày 20/4 vừa qua, series truyền hình ăn khách Game of Thrones đã chính thức tung ra loạt ảnh đầu tiên cho season mới. Đây là một trong những bước quảng bá hàng năm của hãng HBO trước khi mùa phim khai màn vào tháng 7 tới đây.
bich-phuong,bich-phuong-idol,saostar-qua-giang
SAOSTAR QUÁ GIANG

Bích Phương: ‘Bố rất thích paparazzi và chia sẻ những bức ảnh cực xấu của con gái với fan’

Hậu trường -
Luôn cảm thấy mình là một người may mắn, Bích Phương chia sẻ được sống trong gia đình hạnh phúc và có bố mẹ cưng chiều hết mực.
anh-quynh,minh-tu,the-face-viet-nam,the-face-vietnam-2017
THE FACE VIETNAM 2017

Team bị chê yếu catwalk, Minh Tú đăng clip tập luyện cho học trò và đáp trả: ‘Cần cù bù thông minh’

TV Show -
Dù không phải là đội sở hữu những thí sinh có nhiều kinh nghiệm catwalk, nhưng HLV Minh Tú vẫn không nản lòng. Cô ngày đêm nhiệt tình tập luyện cho các học trò. Cần cù thì bù thông minh, có gì khó đâu nhỉ?!
nguoi-phan-xu,viet-anh,vo-viet-anh

Vợ Việt Anh đăng đàn bóng gió về người thứ ba ‘thả thính’ chồng

Hậu trường -
Trong khi đó, nam diễn viên Việt Anh cũng có những phản hồi trấn an bà xã.
an-do,nhieu-nguoi-chet-chay,the-gioi,xe-cho-dau-bi-lat
Thế giới

Bất chấp nguy hiểm lao ra ‘hôi’ dầu từ chiếc xe chở dầu bị lật, ít nhất 123 người chết

Thế giới -
Rất đông người dân gần 1 tuyến đường cao tốc ở Punjab, Ấn Độ đã bất chấp nguy hiểm lao ra hứng dầu chảy ra từ một chiếc xe chở dầu bị lật. Kết cục, ít nhất 123 người đã thiệt mạng và hàng chục người bị thương trong vụ tai nạn đáng tiếc này.
despicable-me-3,kaity-nguyen,ke-trom-mat-trang

Kaity Nguyễn đáng yêu hết nấc với style giản dị, mặc ‘đồ đôi’ với Minions tại buổi ra mắt ‘Kẻ trộm mặt trăng’

Phim ảnh -
Không cần nhiều sự trợ giúp từ son phấn, mỹ phẩm, nữ diễn viên Em chưa 18 vẫn ghi điểm với vẻ ngoài đơn giản và năng động tại rạp chiếu phim.
as-if-it-s-your-last,black-pink,mamamoo,yes-i-am

Bạn không nhìn lầm đâu: Black Pink và Mamamoo cùng chia nhau vị trí số 1

Âm nhạc -
Khung cảnh ‘’xưa nay hiếm’’ này đã khiến các Kpop fan không khỏi sửng sốt.
bich-phuong,huong-giang-idol,saostar-qua-giang
SAOSTAR QUÁ GIANG

Nhắc về thị phi ở showbiz Việt, Bích Phương thẳng thắn: ‘Có nhiều nghệ sĩ tự tìm đến scandal để nổi tiếng’

Bí mật sao -
Nhắc về lùm xùm trong thời gian qua của Hương Giang Idol, nữ ca sĩ Bích Phương tâm sự: “Tôi tin là Giang lỡ lời và không cố tình nói như vậy”.
giong-hat-viet-2017,the-face-2017,the-face-online-2017,the-face-vietnam-2017,the-voice-2017

Giọng hát Việt, Gương mặt thương hiệu thay nhau dẫn đầu làn sóng truyền hình thực tế nửa đầu 2017

TV Show -
Giọng hát Việt 2017 và The Face Vietnam 2017 là hai chương trình truyền hình thực tế giữ vị trí dẫn đầu cả về độ "hot" lẫn tầm ảnh hưởng.
-streetstyle,fila,streetwear

Streetwear giới trẻ tuần qua: trang phục FILA phủ sóng khắp mọi cung đường

Hot - trend -
Thương hiệu lâu đời từ Ý ngày càng chứng minh sức mạnh khi theo chân bao tín đồ streetwear xuất hiện khắp mọi nơi.
bich-phuong,ca-si-bich-phuong,saostar-qua-giang
SAOSTAR QUÁ GIANG

Bích Phương tự nhận mình là người sâu sắc nhưng lại không thích gấp quần áo và rửa bát

Hậu trường -
Đây là lần đầu tiên Bích Phương chịu tiết lộ bí bật giấu kín nhiều năm với công chúng.
bi-rain,lee-byung-hun,so-ji-sub,won-bin

Chứng kiến màn tái xuất của các ‘chú già’, bạn có cảm thấy tuổi thơ mình đang quay trở lại?

Hậu trường -
Thời gian này, màn ảnh Hàn đang chứng kiến "cơn bão" mới. Trong đó, rất nhiều "chú già" sắp hoặc đã qua tuổi 40 vẫn có được màn "comeback" đầy tiềm năng
bao-hanh-tre-em,chau-be-bi-cot-tay,treo-lo-lung-tren-xa-nha

Cháu bé bị cột tay, treo lơ lửng trên xà nhà gây phẫn nộ: Công an vào cuộc xác minh

Tin nóng -
Cơ quan công an đang vào cuộc xác minh, làm rõ thông tin cháu bé bị cột tay, treo lơ lửng trên xà nhà đang khiến dư luận phẫn nộ.
hoc-vien-cai-nghien,nghien-ma-tuy,tron-trai

50 học viên ở Bến Tre trốn khỏi trại cai nghiện ma túy

Tin nóng -
Lợi dụng lúc chơi thể thao, 50 học viên của cơ sở cai nghiện ma túy (Sở LĐ- TB&XH tỉnh Bến Tre) ở xã Tân Xuân, huyện Ba Tri, tỉnh Bến Tre đã đạp đổ cổng, chia làm hai hướng đồng loạt trốn khỏi trại cai nghiện, gây náo loạn trong đêm 24/6. Đến sáng 25/6 đã vận động, truy tìm được 39 học viên.
dao-nguyen-thuy-binh,giong-hat-viet-nhi-2017,nguyen-hoang-mai-anh,the-voice-kids-2017
The Voice Kids 2017

Trước thềm mùa mới bắt đầu, điểm lại loạt tiết mục có lượt xem cực ‘khủng’ của Giọng hát Việt nhí mùa thứ 4

TV Show -
Đặc biệt, tiết mục đứng đầu còn thu về một con số kinh khủng: xấp xỉ 30 triệu lượt xem!