10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận

Tin mới cập nhật
lam-giau,li-do-ba-n-khong-the-gia-u,qua-n-li-ta-i-chi-nh

10 dấu hiệu cho thấy bạn có thể không bao giờ giàu

Nhịp sống -
Trái với suy nghĩ của số đông rằng mọi người đều có cơ hội ngang nhau để trở nên giàu có, một số người sẽ khó giàu hơn những người khác, vì những dấu hiệu sau đây.
chung-ket-the-face,cong-chua-thai,final-walk,the-face-thailand,the-face-thailand-mua-3
The Face Thailand

ĐỘC QUYỀN Cận cảnh khu vực đặc biệt dành cho Công chúa Hoàng Gia tại Chung kết The Face Thailand 3

TV Show -
Để chuẩn bị cho sự xuất hiện của công chúa Thái lần này, ekip đã chuẩn bị hết sức chu đáo ngay từ phần tiếp đón.

Nhiếp ảnh gia chụp ảnh ‘mẹ bầu’ cho Angelababy bị nghi nói dối

Paparazzi -
Tưởng chừng câu chuyện đã đi đến hồi kết khi "ông xã quốc dân" Huỳnh Hiểu Minh công khai ảnh mang thai của Angelababy nhưng sau chia sẻ của nhiếp ảnh gia chụp hình cho hai vợ chồng ngày đó, cư dân mạng lại tiếp tục tranh cãi.
TIN LIÊN QUAN

Huỳnh Hiểu Minh công khai ảnh mang thai của Angelababy, đập tan tin đồn thất thiệt

Sau hơn ba tháng sinh con, cuối cùng hình ảnh mang thai của Angelababy cũng được tiết lộ. Người hâm mộ - đặc biệt là các mẹ bỉm sữa đã dành nhiều bình luận ca ngợi và không quên chỉ trích Trác Vỹ tung tin đồn nhảm nhí.
key-monstar-,phi-phuong-anh,the-face-thailand,the-face-thailand-mua-3
The Face Thailand

ĐỘC QUYỀN Key (MONSTAR) bảnh trai, Phí Phương Anh được ‘ông chủ’ The Face Thái khen ngợi ‘rạng rỡ, xinh đẹp’ tại chung kết

Trang chủ -
Không khí của chương trình đã bắt đầu sôi động với sự góp mặt của hàng loạt ngôi sao Thái Lan trên thảm đỏ chương trình.

Solo concert đầu tiên của Highlight ‘cháy vé’ chỉ trong tích tắc

Âm nhạc -
Sự ủng hộ nhiệt tình từ fan hẳn là món quà ý nghĩa cho các cựu thành viên BEAST trong tên gọi mới.
TIN LIÊN QUAN

Tất tần tật những điều nên biết về G-Dragon World Tour 2017

Các V.I.P nhất định không nên bỏ qua cơ hội được tham gia concert của chàng thủ lĩnh BigBang ngay trong mùa hè này.
a-hau-phuong-le,vifw-2017,vifw2017,weill-paris
VIFW2017

Á hậu Phương Lê đẹp đến ngỡ ngàng khi hóa thân vào phụ nữ Pháp xưa

Làng mẫu -
Bất ngờ xuất hiện trên sàn diễn đêm VIFW 2017 cuối cùng, á hậu Phương Lê đã có giây phút hạ màn đúng chất "vedette".

Sau trò đùa quá lố trên sóng truyền hình, Tiểu S và Lâm Chí Linh lại ‘mâu thuẫn’ trên bìa tạp chí

Hậu trường -
Ồn ào vừa qua chưa được bao lâu thì MC và người mẫu hàng đầu Đài Loan lại có dịp "đụng độ" nhau.
TIN LIÊN QUAN

Sau Lộc Hàm, Angelababy đến lượt Hồ Ca bị Trác Vỹ ‘gọi tên’

Câu trả lời ngắn gọn của Trác Vỹ về Hồ Ca khiến cộng đồng mạng xứ Trung dậy sóng.
dieu-tuyet-voi-nhat-cua-chung-ta,ngon-tinh,ngon-tinh-thanh-xuan

Điều tuyệt vời nhất của chúng ta: Thời gian là một tên trộm lặng lẽ và tàn nhẫn!

Phim ảnh -
Dù đã lên sóng tròn 1 năm nhưng những câu chuyện bình dị mà ý nghĩa trong bộ phim ngôn tình Điều tuyệt vời nhất của chúng ta vẫn như đang đồng hành cùng thanh xuân của nhiều khán giả.

Vụ ‘hoàng tử’ cướp xe Range Rover: Xuất hiện ‘hot girl’ sống ảo tự nhận xe sang 8 tỷ là của mình

Nhịp sống -
Từ vụ việc chiếc xe Range Rover bị cướp, dân mạng bóc phốt cô nàng sống ảo, bấy lâu nay luôn nhận xe này là của mình.
TIN LIÊN QUAN

Lộ diện danh tính kẻ tự nhận là ‘hoàng tử’, cướp xe Range Rover tại Hà Nội

Nam thanh niên có facebook với nhiều ảnh ảo diệu, tự nhận mình là “hoàng tử” ngoài đời lại là tên cướp xe táo tợn và bị đánh nhừ tử vào tối 28/4.
bao-thy,chung-ket,lot-xac

Nhìn lại hành trình đến ngôi quán quân Remix New Generation 2017 của Bảo Thy

TV Show -
Bước vào cuộc thi Remix New Generation 2017, Bảo Thy nhận được những ánh mắt hoài nghi của mọi người. Để rồi sau tất cả, cô nàng xuất sắc trở thành quán quân bằng thực lực của giọng hát, sự liều lĩnh đầy sáng tạo và chấp nhận cả hy sinh qua từng đêm thi.
adidas,cream-white,yeezy-boost-350

Giờ G đã điểm, đập hộp cận cảnh xem ‘dung nhan’ cô nàng ‘Bạch Tuyết’ mang tên Cream White!

Hot - trend -
Tại "con đường tơ lụa" quen thuộc - số 2 Hải Triều, điều gì đã xảy ra hôm nay?
bao-thy,dong-nhi,min,soobin-hoang-son

5 MV khiến bạn muốn thoát khỏi #Team_ở_nhà và đến với biển ngay lập tức!

Âm nhạc -
Những hình ảnh lung linh với bối cảnh chính là biển xanh, nắng vàng từ các sản phẩm âm nhạc Vpop chắc chắn sẽ khiến bạn muốn xách vali lên và du lịch biển ngay trong dịp lễ này.

Giải nhiệt mùa hè cùng những món sữa chua vừa quen vừa lạ

Food -
Sữa chua vừa mát vừa ngon, lại tốt cho sức khỏe, là một sự lựa chọn hoàn hảo cho những ngày hè nóng bức. Các món ăn cùng sữa chua nhất định không làm bất cứ ai phải thất vọng vì độ ngon và mát lạnh khó có thể chối từ.
TIN LIÊN QUAN

Có gì trong những món mì truyền thống của người Nhật

Udon, Ramen hay Soba không chỉ gói gọn trong lòng người dân nước Nhật nữa, mà vị ngon và sự mới lạ trong món mì này đã chinh phục được rất nhiều thực khách trên thế giới ở mỗi nơi mà nó đi qua.
30-4-1-5,diem-den-gia-re,nghi-le,song-ao
30/4-1/5

#team_đi_chơi: Ở Hà Nội, cuối tháng chỉ còn 200k vẫn đi chơi được dịp lễ này!

Điểm đến -
Đâu cần phải có nhiều tiền như “hội con nhà người ta”,  nghỉ lễ vẫn vui và tha hồ bung xõa với các địa điểm ăn chơi, tụ tập cùng bạn bè.
cream-white,dap-hop,sneaker

Xuất hàng nhỏ giọt, tín đồ Yeezy Boost 350 Cream White chờ đợi mòn mỏi được cầm trên tay siêu phẩm

Hot - trend -
Khung cảnh Saostar cập nhật được tại store của adidas thuộc quận 1, TP Hồ Chí Minh bên dưới mới thấy được sự chờ đợi mà các tín đồ của sneaker dành cho Yeezy Boost 350 Cream White lớn lao đến như thế nào.

Lộ diện danh tính kẻ tự nhận là ‘hoàng tử’, cướp xe Range Rover tại Hà Nội

Tin nóng -
Nam thanh niên có facebook với nhiều ảnh ảo diệu, tự nhận mình là “hoàng tử” ngoài đời lại là tên cướp xe táo tợn và bị đánh nhừ tử vào tối 28/4.
TIN LIÊN QUAN

Range Rover gây tai nạn liên hoàn: Thủ phạm nghi có biểu hiện ngáo đá

Chiếc Range Rover trắng đâm vào hàng loạt xe máy trước khi bị kẹt ở ngõ 106 Hoàng Quốc Việt (Cầu Giấy, Hà Nội). Theo thông tin ban đầu không có trường hợp nào thương vong.
luu-thien-huong,sao-bi-giat-do,the-remix

Vừa hết Chung kết The Remix, giám khảo Lưu Thiên Hương bất ngờ bị giật túi xách

Hậu trường -
Toàn bộ giấy tờ quan trọng và điện thoại của Lưu Thiên Hương đã bị kẻ gian lấy đi.
lang-mau,ntk,vifw2017

NTK Trần Hùng viết tâm thư, bày tỏ bức xúc với bà Trang Lê - chủ tịch Vietnam International Fashion Week.

Làng mẫu -
Mọi người còn hoang mang thực hư nghi vấn đạo nhái thiết kế của NTK Trần Hùng, thì mới đây, anh lại bức xúc viết tâm thư về thái độ làm việc thiếu chuyên ngiệp của bà Trang Lê.