10 lỗi khi sử dụng email phổ biến nhất hiện nay

Công nghệ -

Email là một công cụ rất phổ biến mà hầu hết chúng ta đều sử dụng và có khi là đều… ghét. Thế nhưng càng những thứ phổ biến lại càng dễ khiến bạn mắc lỗi khi sử dụng.

Gửi thư cho nhầm người

Đây là lỗi cơ bản và cũng là kinh khủng nhưng lại rất dễ xảy ra. Bạn có hàng tá liên hệ qua email với cái tên giống nhau, chỉ khác một chút trong họ hoặc đệm. 

Trong lúc sơ suất, bạn hoàn toàn có thể gõ ra đúng tên người đó sau đó chọn gợi ý đầu tiên mà Gmail đưa ra, và thế là điềm nhiên bấm gửi. 

Hãy nhớ luôn luôn kiểm tra 2 lần trước khi gửi một email để tránh những trường hợp xấu hổ. Ngoài ra, hãy đảm bảo những người ở mục To: hoặc Cc đều là những người thật sự cần đọc những email đó.

Kiểm tra hộp thư đến quá thường xuyên

Email chính là công cụ bị kết tội làm giảm năng suất lao động. Lý do là vì chúng ta kiểm tra nó quá thường xuyên, buổi tối, ngày nghỉ, cuối tuần và thậm chí cả ngày. 

Để làm việc hiệu quả hơn, bạn nên bớt thời gian kiểm tra email, đó là lý do vì sao việc đầu tiên cần làm trong buổi sáng không phải là kiểm tra email mà bạn cần đặt lịch để kiểm tra email theo một vài thời điểm trong ngày thay vì kiểm tra liên tục.

Không dọn dẹp mục hộp thư đến thường xuyên

Điều nực cười là chúng ta kiểm tra email liên tục nhưng lại chẳng quan tâm gì đến nhưng email vớ vẩn trong mục hộp thư đến. Bạn không cần phải đến mức stress và cố đeo đuổi mục tiêu đưa con số trong phần hộp thư đến về 0. 

Hãy thử phương án sau: Kiểm tra phần hộp thư đến thường xuyên, trong khi làm như vậy hãy tranh thủ đọc qua một vài mail mỗi lần và dọn dẹp thư rác luôn. Ngoài ra bạn có thể dùng các thư mục và nhãn để sắp xếp hộp thư sao cho khoa học và rõ ràng.

hop thu den

Sử dụng hộp thư đến như một công cụ nhắc việc và ghi chú

Thông thường trong email hay chứa các nội dung thông tin mang tính thời gian biểu như ngày giờ chuyến bay, thời gian họp, thời gian nộp báo cáo… 

Nhiều người thường coi email như một dạng công cụ nhắc việc, khi cần bạn sẽ vào thẳng từng mail và lục lọi để xem lại thời gian địa điểm việc cần làm. Đó là một cách làm thiếu hiệu quả và thậm chí còn khá tai hại. 

Chỉ cần bạn nhận được quá nhiều thư trong một thời gian, những bức thư “nhắc việc” sẽ bị trôi đi. Bạn sẽ phải mất rất nhiều thời gian lục lọi và đọc lại những thư đã gửi để tìm thông tin cần thiết.

Có rất nhiều ứng dụng dành riêng để ghi chú và quản lý công việc. Chỉ bằng vài thao tác kéo thả đơn giản, như trong Wunderlist hay thêm phần ghi chú viết tay vào bản điện tử như  Evernote, những ứng dụng này sẽ hỗ trợ bạn với nhiều tính năng hữu ích khác mà những lá thư xếp lộn xộn trong email không thể làm được.

Email nối tiếp email

Chúng ta thường có thói quen lười tới mức không buồn soạn một thư mới, viết lại địa chỉ người gửi mà chỉ tiện tay bấm vào nút “Trả lời” và cứ thế nối tiếp nội dung trao đổi, kể cả chủ đề trong email mới đã khác xa hoàn toàn so với nội dung trong phần chủ đề của email gốc. 

Khi đó bạn sẽ nhìn thấy những bức thư với phần tiêu đề dài dằng dặc dạng “Re: Re: Re: Re”. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn cần lục một nội dung trong bức thư đã trao đổi, sẽ khó chịu thế nào nếu lục từng chuỗi thư điện tử đủ loại nội dung mà đáng lẽ chỉ một lệnh tìm kiếm là có thể thấy. 

Không chỉ vậy, sự lười biếng này của bạn còn khiến người nhận và cả người được chuyển tiếp bị bối rối khi đọc nội dung bức thư. Vì thế, hãy thêm 2 thao tác nữa để tách bạch những bức thư có nội dung mới khi gửi cho một người nào đó.

email

Đặt tên chủ đề dở tệ

Đôi khi lý do bạn không thèm đọc một bức thư hoặc cảm giác khó chịu ngay khi nhìn thấy một bưc thư chính là vì tiêu đề. Bạn có công nhận rằng đôi khi bạn nhận được những bức thư có phần tiêu đề kiểu như: “Chào”, “Đọc cái này đi”. 

Bạn có muốn đọc nó không? Hãy nhớ đi thẳng vào chủ đề chính và ngắn gọn nhất mà bạn muốn gửi tới người nhận. Đừng bao giờ quên phần chủ đề bức thư.

Không sao lưu những email quan trọng

Chúng ta thường nghĩ rằng hộp thư là một nơi lưu trữ không giới hạn, với đủ loại email đến, đi và cả spam. Nhưng bạn cũng đừng đặt quá nhiều niềm tin vào những kho lưu trữ kiểu như vậy mà quên đi việc sao lưu dự phòng email.

Chuyện gì xảy ra nếu các các Exchange Server bí mật xóa thư của bạn hoặc Gmail bị sập khi bạn cần truy cập vào một bức thư quan trọng nào đó. Sao lưu email chính là một việc làm cần thiết. Bạn có thể lưu email vào các ứng dụng sao lưu bên thứ 3 hoặc lưu vào các ổ cứng.

Lãng quên những nguyên tắc cơ bản nhất trong việc soạn một email

Tương tự như những công cụ giao tiếp khác, có những cách viết email dạng thông thường và trang trọng. Bạn có thể tìm hiểu trên mạng về cách viết một email đúng nghi thức. Ngoài ra, có một số mẹo khác cho bạn, ví dụ như hãy xúc tích, sắp xếp nội dung và có tính phù hợp. 

Một số mẹo khác đó là đọc thật kỹ email trên điện thoại trước khi gửi, khống chế số lượng từ dưới 300 và đừng để những chữ ký khiến người đọc khó chịu. Và nhất là đừng viết email khi đang say.

Gửi thông tin quá nhạy cảm trên email

Email không hoàn toàn là thứ riêng tư. Nếu bạn thật sự phải gửi tài liệu nào đó nhạy cảm, ví dụ như những thông tin nhạy cảm về thuế, hãy nghĩ đến việc mã hóa chúng, hoặc bảo vệ chúng bằng một loại mật khẩu nào đó. 

Luôn nhớ: Bất cứ thứ gì có thể nhìn thấy được thì cũng có thể sao chép được, thế nên khi nghi ngờ, đừng bao giờ đưa những thông tin nhạy cảm này vào thế giới điện tử.

Không trả lời email ngay

Bạn đã bao giờ đọc một email sau đó đánh dấu sao rồi nghĩ về việc mình sẽ trả lời nó như thế nào nhưng lại quên không trả lời thư không? Trả lời thư ngay lập tức là một thói quen quan trọng nhất khi sử dụng email mà bạn nên hình thành. Đây chính là nhận định của giám đốc Google, Eric Schmidt. 

Hãy sử dụng nguyên tắc 2-2-2 khi trả lời các loại tin nhắn và điện thoại. Nguyên tắc này chính là: Trả lời điện thoại trong vòng 2 giây, trả lời tin nhắn trong vòng 2 phút và trả lời email trong vòng 2 tiếng.

Cuối cùng hãy luôn nhớ: Kiểm soát email, đừng để email kiểm soát mình.

BÌNH LUẬN 0
Đăng nhập

Gửi bình luận
Tin mới cập nhật
am-thuc-quan-1,chuyen-doi-kinh-doanh,facebook,hang-rong,via-he

Quận 1 lập trang Facebook cho hàng rong buôn bán

Đời sống - Xã hội -
Trang fanpage dự kiến hoạt động từ tháng 4, được kỳ vọng hỗ trợ các hộ bán rong chuyển đổi kinh doanh, song lại nhận được nhiều nghi ngại từ chính người trong cuộc.
au-dam,hiep-dam,truong-mam-non

Hà Nội: Đón con gái 3 tuổi đi học về, mẹ hốt hoảng phát hiện con bỏ ăn, vùng kín chảy máu

Đời sống - Xã hội -
Sau khi đón con gái ở trường về, người mẹ phát hiện con có biểu hiện mệt mỏi, ít ăn, đặc biệt, vùng kín của bé bị chảy máu, liền đến nhà trường phản ánh, nhưng không có câu trả lời thỏa đáng.
ha-anh,ngoc-trinh,thieu-bao-tram

Những mỹ nhân chuộng khoe eo nhất showbiz Việt

Hậu trường -
Không phải vòng 1 hay vòng 3, Hà Anh, Ngọc Trinh, Thiều Bảo Trâm,... lại "ưu ái" vòng 2 của mình hơn cả khi thường xuyên khiến khán giả phải trầm trồ trong những bộ cánh khoe trọn vòng eo con kiến hút mắt.
phim-ngon-tinh,phim-ngon-tinh-thanh-xuan,phim-ngon-tinh-viet-nam,tung-co-nguoi-yeu-toi-nhu-sinh-menh

Phim ngôn tình thanh xuân Việt: ‘Cơn sốt’ đang bắt đầu?

Phim ảnh -
Dòng phim ngôn tình đang dần lên ngôi tại thị trường Việt Nam, trong đó không ít bộ phim được nhận xét không thua gì phim Trung Quốc.
con-nha-giau,dan-choi,ky-nghi-dang-cap,the-gioi,trung-dong
Thế giới

Kỳ nghỉ đẳng cấp của dân chơi Trung Đông

Đời sống - Xã hội -
Các thiếu gia, công tử nhà giàu sẵn sàng chi hàng chục nghìn USD để vận chuyển siêu xe đi du lịch hay ở tại các khách sạn đẳng cấp có giá 4.000 USD một đêm.
dam-dap,di-ve-sinh,nha-ve-sinh,the-gioi,tu-vong
Thế giới

Dẫm đạp khi đi vệ sinh, hàng chục học sinh Trung Quốc thương vong

Đời sống - Xã hội -
Sáng 22/3, tại trường tiểu học thực nghiệm số 3 huyện Bộc Dương, tỉnh Hà Nam, Trung Quốc, đã xảy ra sự cố dẫm đạp nghiêm trọng.
bao-thy,remix-new-genaration,ye-n-trang
Remix New Genaration

Bảo Thy ‘đấu’ Yến Trang: Cuộc chiến của 2 ‘nữ hoàng chiêu trò’ tưng bừng nhất The Remix 2017?

TV Show -
Khán giả truyền hình sẽ giật "thót tim" với màn xoay vòng liên tục trên không của Bảo Thy sau đó sẽ phải bùng nổ cùng tiết mục "Bao giờ lấy chồng" của nhóm Mây Trắng.
kpop,t-ara,t-ara-tan-ra

Tạm biệt T-ara: Giấc mơ chưa vẹn nhưng ác mộng không còn!

Âm nhạc -
Nếu như các cô gái thực sự dừng lại, hãy mỉm cười bởi lẽ lúc này tất cả fan làn sóng Hallyu đều dành sự tiếc nuối, và hướng về lần trở lại ý nghĩa nhất vào tháng 5 của họ. Điều chỉ cách đây không lâu, T-ara còn chẳng dám nghĩ về...
baby-i-miss-you,ho-anh-v-music,v-music,v-music-new

V.Music New trở lại sau 1 năm tái lập, ‘lột xác’ hoàn toàn trong MV mới

Âm nhạc -
Khác với những sản phẩm âm nhạc cộng đồng trước đây, nhóm V.Music New đã có những thay đổi mới mẻ trong phong cách âm nhạc cũng như về ngoại hình.
be-son,con-gai,son,to-nguoi-yeu-ham-tien

Clip: Chàng trai bẻ son, tố người yêu là ‘một con cáo’ trên facebook

Đời sống - Xã hội -
Giận dỗi nhau chỉ vì hai thỏi son mà anh chàng này đã quay hẳn một clip thản nhiên bẻ son định tặng bạn gái.
co-nang-manh-me-do-bong-soon,do-bong-soon,strong-woman-do-bong-soon

‘Strong Woman Do Bong Soon’ tung ảnh mới, fan phát sốt vì lo cho Park Hyung Sik

Phim ảnh -
Những hình ảnh mới nhất khiến người xem "Strong Woman Do Bong Soon" không khỏi tò mò, "đoán già đoán non" và nóng lòng chờ đợi tập tiếp theo của bộ phim.
do-vo-iphone,iphone-7,iphone-red

Không cần chờ chính hãng, dịch vụ ‘thay áo đỏ’ cho Iphone đã có khắp nơi

Đời sống - Xã hội -
Chỉ một ngày sau khi cơn sốt màu đỏ của hãng Apple khiến thị trường xáo động, hàng loạt cửa hàng điện thoại ở TP HCM, Hà Nội ngay lập tức đã kịp cập nhật cho mình dịch vụ thay vỏ đỏ thời thượng này.
bao-ve-te-giac,cuu-te-giac,graffiti,tranh-duong-pho,ve-tranh-tuong

Tranh vẽ tê giác trên đường phố trung tâm Sài Gòn

Đời sống - Xã hội -
17 bức tranh graffiti sống động mang thông điệp bảo vệ tê giác đang được nhóm nghệ sĩ trẻ gấp rút hoàn thiện trên những góc phố và con hẻm ở quận 1, TP HCM.
auckland,du-lich,new-zealand,queenstown,tro-choi-mao-hiem

Chơi trò cảm giác mạnh ở Auckland, Queenstown

Ăn - Chơi -
Auckland, Queenstown là hai trong số nhiều điểm du lịch hấp dẫn ở New Zealand. Trời biển luôn xanh ngắt, quyện cùng những dãy núi vàng rực tạo cảnh sắc mê đắm lòng người.
hang-hieu,quynh-anh-shyn,tui-hieu

Hai chiếc túi hiệu được Quỳnh Anh Shyn ‘tha lôi’ khắp nơi

Thời trang - Đẹp -
Mặc dù có cả kho túi hiệu đếm mỏi tay nhưng cô nàng hot girl số 1 Hà thành lại rất tích cực diện 2 chiếc túi đến từ thương hiệu Gucci xa xỉ.
hotboy,hung-cuong,sieu-mau,than-tuong-bolero-2017
Thần tượng Bolero 2017

Hùng Cường Bolero: ‘Đẹp trai mà không làm được gì thì cũng chết’

TV Show -
Anh chàng điển trai của tập 2 Thần tượng Bolero vừa có những chia sẻ thú vị xoay quanh cuộc thi cũng như cuộc sống của mình.
can-tho,chay,chay-nha-may,hoa-hoan,khu-cong-nghiep-tra-noc

Cần Thơ: Cháy cực lớn tại công ty may, hàng nghìn công nhân hốt hoảng tháo chạy

Đời sống - Xã hội -
Một đám cháy rất lớn bất ngờ bùng phát tại một nhà máy thuộc Khu công nghiệp Trà Nóc, thành phố Cần Thơ khiến hàng nghìn công nhân sợ hãi bỏ chạy.

Có một người không thể yêu, nhưng mãi vẫn chẳng thể quên

Dating -
Chắc hẳn mỗi chúng ta đều sẽ thích một người, nhưng lại sai thời điểm. Một người dù thấu hiểu bạn, nhưng lại chẳng thể ở bên bạn.
TIN LIÊN QUAN

Leonardo DiCaprio & Kate Winslet: mối quan hệ vượt lên trên cả tình yêu

Chàng Jack và nàng Rose ở ngoài đời thật đã không có một mối tình tuyệt đẹp như trong phim, nhưng ở một khía cạnh khác, có thể nói mối quan hệ giữa họ là một thứ gì đó còn đẹp đẽ và đáng trân trọng hơn thế.